Звіт витрат через скіл Claude Code: до 30 хвилин
У CEO, який пише на note.com, щомісячний звіт витрат оформлений як скіл. На початку місяця достатньо однієї команди `keihi_kinoshita をやって`, і Claude Code синхронізує фото чеків з iPhone на Mac, розкладає їх у Google-папку, заносить у таблицю й звітує бухгалтерії в Slack. Раніше на це йшло кілька годин на місяць, тепер менш ніж 30 хвилин.
Правила агент дописує в скіл сам після поправки. Приклад: оплата карткою freee з тією ж датою й сумою вже пройшла через облік і до відшкодування не йде. Приватні поїздки на таксі GO автор досі прибирає вручну за календарем, це 5–10 хвилин. У сумнівних випадках агент зупиняється й питає.
Що це означає для бізнесу: якщо ви щомісяця самі зводите чеки з корпоративної картки, готівки й особистої картки, опишіть процедуру скілом і виправляйте агента по ходу, а не наперед. Спершу зведіть картку й облік в одну систему: автор називає це найбільшою допомогою для механічної звірки.
Що саме записано в скілі
Скіл тут — інструкція з процедурою, яку Claude Code виконує за командою keihi_kinoshita をやって. У ній зашито поділ витрат на два потоки. Перший потік — оплати корпоративною карткою freee: AI- і SaaS-сервіси йдуть у витрати на зв'язок, ПК та інша техніка — в обладнання чи витратні матеріали. Другий потік — відшкодування за готівку, PayPay чи особисту картку, які автор отримує на початку наступного місяця. Сюди потрапляють таксі (для GO — квитанція із застосунку, для S.RIDE — фото чека) як транспорт і покупки на Amazon особистою карткою як обладнання.
- синхронізувати фото чеків між iPhone і Mac;
- розсортувати й покласти їх у Google-папку;
- внести рядки в таблицю;
- відзвітувати бухгалтерії в Slack.
Як правила потрапляють у скіл
Під час першого запуску агент заніс у відшкодування й чеки, оплачені корпоративною карткою. Такі оплати обробляє облікова програма, тому у звіті вони зайві. Автор це пояснив, і агент виправив звіт за поточний місяць, а правило дописав у скіл, щоб наступного місяця вирішувати так само. Тобто одна поправка виправляє і поточний результат, і саму процедуру.
У результаті закріпилося лише два правила:
- якщо є квитанція за транспорт, вона вся йде у відшкодування;
- якщо у виписці корпоративної картки є оплата з тією самою датою й сумою, чек уже закритий, і його з відшкодування прибирають.
За словами автора, від нього знадобилися лише короткі репліки на кшталт Зроби це, Це особиста витрата, Запам'ятай це правило, OK.
Таксі, пошта і звіт для бухгалтерії
Із таксі лишається ручна частина. На початку місяця автор видаляє приватні поїздки з історії GO, звіряючись із календарем, після чого квитанції за місяць приходять поштою. Автор вважає, що цей крок ШІ не автоматизувати, бо календар треба переглядати очима. Далі він пише агенту Прийшли, занеси, і той забирає квитанції з пошти, кладе в папку та перевіряє, чи вони не дублюють сфотографовані чеки. Автор зазначає, що цей крок можна зробити автоматичним, якщо прописати його в скілі.
Формат звіту в Slack агент узяв із прикладу: автор показав минулий звіт і попросив Зроби в тому ж форматі. У команді всі на початку місяця пишуть «звіт витрат готовий» в окремий канал, а бот повідомляє, коли відзвітували всі. Повідомлення CEO туди публікує Claude Code. Терміни, за які звітувала вся команда: травень — до 6-го робочого дня, червень і липень — до 7-го, серпень — до 5-го, вересень — до 4-го, жовтневі витрати в листопаді — за 2 робочі дні. Автор пише, що раніше сам закінчував останнім, а останні кілька місяців справляється швидше.
Що перевірити, перш ніж відправити
- Чи не потрапили у відшкодування оплати корпоративною карткою: звірте дату й суму з випискою.
- Чи не задвоїлися квитанції з пошти та фото чеків.
- Чи прибрані з історії GO приватні поїздки ще до того, як прийшли квитанції.
- Чи правильні категорії: зв'язок, обладнання, транспорт.
- Чи закриті всі питання, на яких агент зупинявся.
Остаточне рішення автор лишає за людиною, а агент питає там, де не впевнений. Механічна звірка тримається на тому, що картка й облік зведені у freee, тож виписки можна порівнювати напряму. Як налаштовані синхронізація фото та доступ агента до пошти, Google і Slack, автор не показує.
Продукти: Курс