Дебіторка без ручного переслідування

Як має працювати роль для дебіторки

У першоджерелі збирач боргів описаний не як автономний агент, а як рольовий набір інструкцій: щотижневий скан дебіторки, нагадування за рівнями, правила ескалації, контроль DSO і чернетки листів. Такий набір можна тримати як скіл-сет або спакувати в плагін для команди, але логіка однакова: інструмент готує, людина перевіряє й ухвалює дію.

Вхідні дані мають бути простими й придатними для перевірки: контрагент, сума, прострочка, поточний рівень, наступна дія. Для запуску достатньо формулювання: Проскануй ОСВ/CRM по дебіторці: знайди прострочені суми, визнач поточний рівень нагадування, запропонуй наступну дію, познач випадки для ескалації та підготуй чернетки листів лише у Gmail Drafts.

• Рівні не перескакують: lvl-1 → lvl-2 → lvl-3 → lvl-4.
• Для стратегічного клієнта на lvl-3+ спершу особистий дзвінок директора, потім лист.
• Списання боргу, знижки й остаточні рішення залишаються за людиною.
• Листи не надсилаються автоматично: результатом є чернетки й прапори.

Три робочі ситуації, де це відрізняється від простого нагадування

Перша ситуація — звичайна прострочка з відомою сумою і зрозумілим контрагентом. Тут інструмент не вигадує переговорну позицію, а класифікує запис за правилами: яку суму бачимо, який рівень уже був, який наступний крок дозволений. Якщо це м’яке нагадування, готується відповідний тон; якщо потрібна ескалація — ставиться прапор для людини.

Друга ситуація — стратегічний клієнт, який уже дійшов до високого рівня. У джерелі окремо задане правило: на lvl-3+ спершу дзвінок директора Іванчука О. П., потім лист. Отже, правильна дія інструмента — не одразу написати жорсткий текст, а показати, що перед листом потрібен контакт керівника. Промпт для перевірки: Якщо контрагент стратегічний і рівень lvl-3 або вище, не готуй фінальний лист до підтвердження дзвінка директора; постав прапор "спершу дзвінок".

Третя ситуація — брудний запис: порожня сума або новий контрагент. Саме на таких записах видно межу корисності агента. Він має не доповнювати відсутні дані, а позначити проблему. Формулювання для запуску: Якщо сума порожня, контрагент новий або дані не дають визначити рівень, не роби висновок; постав прапор для ручної перевірки й поясни, якого поля бракує.

Де прийом не працює і які помилки трапляються

Цей підхід не працює, якщо від інструмента очікують автономного стягнення боргів. У джерелі червона лінія проведена прямо: плагін не надсилає лист сам, не платить, не списує борг і не пропонує знижки. Він готує чернетки, сигнали й послідовність дій. Якщо команда намагається прибрати людину з контуру, ризик не в ШІ, а в неправильно поставленому процесі.

• Помилка 1: дозволити перескакувати рівні. Виправлення: явно прописати lvl-1 → lvl-2 → lvl-3 → lvl-4 у кожній інструкції.
• Помилка 2: не прописати розділ «чого НЕ робити». У джерелі сказано: без guardrails Claude робить усе, що здалося розумним.
• Помилка 3: підключити Gmail як автоматичне надсилання. Виправлення: тільки Gmail Drafts, без відправки.
• Помилка 4: дати команді інструмент без README. Перевірка проста: колега, який не збирав плагін, має встановити й зрозуміти його без питань.

Окрема технічна межа стосується конекторів. Якщо роль пакується як плагін, Gmail оголошується в .mcp.json за іменем, без вигаданого URL. Реальне підключення відбувається в Cowork через Customize → Connectors. Вигаданий URL ламає встановлення.

Що перевірити перед довірою до результату

Для такого інструмента не потрібен складний eval-фреймворк. У джерелі рекомендована дисципліна «людина в контурі»: прогнати кілька реальних анонімізованих кейсів, окремо дати брудний запис і перевірити червоні лінії наживо. Мета — не отримати красивий текст, а переконатися, що цифри сходяться, прапори доречні, тон листів відповідає сегменту клієнта.

• Чи сходяться суми з ОСВ/CRM.
• Чи правильно визначений поточний рівень і наступна дія.
• Чи не перескочив інструмент рівень ескалації.
• Чи поставив прапор на порожню суму або нового контрагента.
• Чи стратегічний клієнт на lvl-3+ не отримав лист до дзвінка директора.
• Чи всі листи залишились у Drafts, а не були відправлені.

Фінальна формула для власника процесу: Інструмент готує чернетки, DSO-тренд і прапори; власник перевіряє дані, тон, ескалацію й лише після цього підписує або надсилає.