Одна чернетка — шість повідомлень

Як зібрати вхід, щоб шість форматів не роз’їхалися

Пайплайн працює не з «гарним текстом», а з робочою чернеткою: конкретні цифри, ПІБ, дати, рішення, ризики. Якщо вхід нечіткий, ШІ почне добудовувати відсутнє або робити загальні формулювання. Тому спочатку варто зібрати факти як є: що сталося, яке рішення ухвалене, хто залучений, що треба зробити далі.

До чернетки додають профіль тону або style-guide.md. Без нього шість виходів легко перетворюються на однаковий канцелярит. Завдання не в тому, щоб отримати шість довільних текстів, а в тому, щоб одна й та сама інформація прозвучала по-різному для директора, ради, команди, чату, CRM або нотатника та зовнішнього адресата.

• Директор: одне речення і одна дія або короткий меморандум.
• Рада: три буліти, одна цифра, один ризик.
• Команда: що зроблено і що робити далі.
• Чат: повідомлення, яке читається за кілька секунд.
• Контрагент: ввічливий лист із конкретним зобов’язанням.
• Ви через тиждень: summary, яке швидко повертає суть рішення.

Готовий сценарій: один запуск замість шести переписувань

У промпті треба одночасно задати кількість форматів, аудиторії, межі довжини та запобіжники. Ключовий запобіжник: не вигадувати цифри, ПІБ і дати. Якщо даних немає, ставити [уточнити]. Це краще, ніж отримати впевнений, але вигаданий фрагмент у листі або меморандумі.

Базове формулювання можна використати так: Зроби 6 версій з цієї чернетки: меморандум директору, email команді, слайд для ради, коротке повідомлення в чат, summary одним реченням, лист контрагенту. Дотримуйся style-guide.md. Не вигадуй цифри, ПІБ і дати; якщо даних немає — став [уточнити]. Для зовнішнього листа прибери внутрішні прізвища, маржу й службові формулювання.

Цей самий принцип переноситься на інші робочі ситуації з джерела: оголошення нової ціни, продовження контракту, ескалація прострочення, внутрішнє рішення для ради й відділів, інцидент, форс-мажор, новий регуляторний акт або місячний підсумок для кількох аудиторій. Вхід змінюється, структура лишається та сама: одна чернетка, кілька адресатів, окремі правила для кожного виходу.

Як виправляти один формат, не ламаючи інші

Після першого запуску не треба перегенеровувати весь пакет через одну проблему. Якщо слайд вийшов довгим, меморандум звучить як email або зовнішній лист занадто м’який, виправляють тільки потрібний блок. Інакше є ризик, що ШІ перепише всі шість форматів і внесе нові розбіжності в цифри, тон або формулювання рішення.

Формула для точкового редагування: Підкрути ФОРМАТ [N: НАЗВА]: [що не так]. Інші 5 форматів не чіпай. Приклади з джерела: Підкрути тільки формат 3: скороти слайд до 25 слів, інші 5 форматів не чіпай. Або: Меморандум звучить як email — додай формальності, прибери звертання. Інші 5 форматів не чіпай.

• Якщо слайд розрісся — задати ліміт слів.
• Якщо меморандум надто неформальний — попросити додати формальності й прибрати звертання.
• Якщо лист контрагенту слабкий — попросити чіткіше сформулювати зобов’язання.
• Якщо в зовнішньому листі з’явилися внутрішні ПІБ — прямо вказати прибрати внутрішні прізвища.

Межі, помилки й людська перевірка

Прийом не замінює відповідальну комунікацію. Не можна публікувати пакет без вичитки людиною, особливо лист клієнту або контрагенту й меморандум. ШІ не відповідає за зобов’язання компанії, а зовнішній текст може випадково винести назовні те, що мало лишитися всередині.

Чат не підходить як єдиний канал для важливого рішення. Він може повідомити, що рішення є, але саме рішення краще фіксувати email або меморандумом. Так само не працює механічне копіювання тону: меморандум із неформальним звертанням і чат у стилі офіційного документа однаково провалюють задачу.

• Перевірити, чи однакові цифри в усіх форматах.
• Перевірити, чи немає [уточнити] у фінальній версії.
• Окремо перечитати зовнішній лист: без внутрішніх ПІБ, маржі й службових формулювань.
• Перевірити, чи summary справді одне речення.
• Перевірити, чи слайд не перетворився на довгий текст.
• Прочитати кожен формат очима його аудиторії: директор, рада, команда, контрагент або ви самі через тиждень.